دانلود مقاله در مورد راهنمای كاربران سیستم فایلرپرو word

توضیحات

  مقاله در مورد راهنمای كاربران سیستم فایلرپرو word دارای 104 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است

فایل ورد مقاله در مورد راهنمای كاربران سیستم فایلرپرو word  کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه  و مراکز دولتی می باشد.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله در مورد راهنمای كاربران سیستم فایلرپرو word،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

بخشی از متن مقاله در مورد راهنمای كاربران سیستم فایلرپرو word :

مقدمه
نرم‌افزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای كلی استفاده كنندگان با هدف سهولت در گردش مكاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارك اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.

ایجاد بانكهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمان‌ها به همراه گزارش‌های متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را می‌توان از نكات قوت این سیستم به شمار آورد.
در این نسخه از نرم‌افزار علاوه بر كلیه قابلیت‌های نسخه‌های قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مكاتبات، امكانات بسیاری برای طراحی بانكهای اطلاعاتی، طراحی فرم‌های ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارك و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.
در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعه‌ای از امكانات فایلرپرو را در بر می‌گیرد و این نرم‌افزار در انجام گردش مكاتبات در كلیه بخش‌های سازمان، از دبیرخانه مركزی تا تك تك افراد، همچنین بایگانی‌های خاص، و بانكهای اطلاعاتی به كار گرفته می‌شود.

شرح كلی
نگاهی كلی به ساختار اداری سازمان‌ها، شركت‌ها و وزارت‌خانه‌ها، گویای این است كه الگو و شكل عمومی انجام كار در اكثریت قریب به اتفاق این مجموعه‌ها (چه دولتی و چه خصوصی) به یك شكل است: كارها چه به شكل نامه‌های وارده و چه به شكل مكتوبات داخلی به دست دبیرخانه‌ها یا افراد سازمان می‌رسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پی‌نوشت‌ها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی می‌كند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز می‌شود. در این میان، سازمان‌ها با مسائل و مشكلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامه‌ها، راحت نبودن بازیابی نامه‌های قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حركت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن كل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان كار مربوطه روبرو هستند. آمار جالب و البته تكان دهنده‌ای نیز در این باره وجود دارد كه بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یك مكاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر می‌گردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام كار بر روی نامه می‌شود.
فایلرپرو نرم‌افزاری است برای حل مجموعه مشكلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.
در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یك سازمان می‌بایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پست‌ها، مسئولیت‌های كارمندان و اختیارات هر یك تعریف ‌شوند. به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق می‌دهد. برای مثال می‌توان دبیرخانه‌های معاونت‌های مختلف را در سیستم تعریف كرده و مشخص نمود كه چه كسانی ا

مكان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه كسانی می‌توانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال كنند. از سوی دیگر فایلرپرو این امكان را فراهم می‌كند كه در هر زمان بتوان مشاهده كرد كه نامه یا سند از چه مسیری حركت كرده و محل فعلی آن كجا و نزد چه كسی است؟ و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.

هنگام ورود سند به سیستم مثلاً ورود نامه‌های وارده به سازمان، فایلرپرو به دبیرخانه این امكان را می‌دهد تا ضمن ورود اطلاعات لازم برای هر نامه از قبیل موضوع، فرستنده، شماره، ; (كه این اطلاعات برای هر دسته از اسناد قابل تعریف هستند)، اصل نامه را به همراه ضمائم مربوطه اسكن نموده و تصویر آن را به كامپیوتر منتقل نماید. بنابراین بلافاصله پس از این كار، می‌توان اصل نامه را بایگانی كرد و از این پس نامه به شكل مجموعه‌ای از اطلاعات همراه با تصاویر آن در اختیار فایلرپرو قرار می‌گیرد و از طریق شبكه كامپیوتری و تحت مدیریت فایلرپرو در داخل سازمان به حركت در می‌آید و افراد در صورت داشتن مجوزهای كافی خواهند توانست اطلاعات اصل نامه را از طریق فایلرپرو مشاهده كنند و نیازی به اصل كاغذی آن نخواهند داشت.
به كارگیری تكنولوژی‌های نوین، پایگاه داده قوی ، اجرا بر روی شبكه، به كارگیری سخت افزارها و سیستم‌های عامل مدرن و اتكا بر معماری مدیریت گردش كار در كنار رابط كاربر گرافیكی همچنین امكان دسترسی به سیستم از طریق محیط Web ، فایلرپرو را به یك سیستم مدرن با قابلیت‌های بسیار بالا و كارآئی چشمگیر برای سازمانهای بزرگ و متوسط تبدیل كرده است.

مفاهیم اولیه

گروه (بانك اطلاعاتی)
برای ورود اطلاعات در سیستم می‌بایستی بستر مورد نیاز برای ذخیره آنها را تعریف نمائید. در سیستم فایلرپرو برای نگهداری هر دسته از اسناد كه ماهیت یكسان یا مشابهی دارند، گروه یا بانك اطلاعاتی خاصی تشكیل داده می‌شود و سپس اطلاعات مربوطه در قالب اسناد در این گروهها ذخیره می‌شوند.
گروهها یا بانكهای اطلاعاتی برای هر شركت یا سازمان متناسب با نیازهای خاص آن سازمان در طبقه‌بندی اطلاعات و اسناد توسط مدیر سیستم در برنامه فایلرپرو تعریف می‌شوند.

سند
سند یك مفهوم عمومی برای هر نوع مطلب، نامه، گزارش، مكاتبه ، نقشه و ; می‌باشد . در فایلرپرو یك سند متشكل از اطلاعات كلی (فیلدهای اطلاعاتی)، ضمائم (پیوستها) و سوابق گردش سند در سازمان می‌باشد . اجزاء سند می‌تواند متن، نقشه، صوت، تصویر و ; باشد .

ورود به نرم‌افزار

برای ورود به نرم‌افزار، پس از فعال كردن برنامه فایلرپرو باید نام كاربر و سپس اسم رمز خود را وارد نموده و كلید قبول را انتخاب نمائید. در صورتیكه رمز تایپ شده برای فایلرپرو ناشناخته باشد از ورود كاربر به برنامه جلوگیری خواهد شد ولی در صورتیكه این رمز برای فایلرپرو شناخته شده ب

اشد اجازه ورود كاربر به برنامه داده می‌شود و سیستم با همان رمز، كاربر را شناسایی می‌نماید.

لازم است در حفظ و نگهداری نام و رمز ورود نهایت دقت انجام شود زیرا تمامی اعمال كاربر بر مبنای این نام و رمز ثبت و گزارش گیری می‌شوند .
در صورت لزوم می‌توانید نام و رمز خود را در بخش مدیریت تغییر دهید.
پس از ورود به برنامه، هر كاربر در پائین صفحه اصلی نام خود، تاریخ روز، تعداد پرونده‌های جدید در كارتابل جاری و همچنین تعداد پیغام‌های جدید خود را مشاهده می‌نماید.

ثبت سند و ورود اطلاعات
برای ورود اطلاعات اسناد، این بخش را مطالعه كنید.
همانگونه كه قبلاً گفته شد، یك سند واحدی است كه توانایی نگهداری اجزای اطلاعاتی مختلف را دارد. سند توسط كاربرانی كه اجازه ایجاد آنرا دارند تولید می‌شود. برای ثبت سند ابتدا می‌بایستی مكان نگهداری آنرا مشخص نمائید. این مكان یكی از گروههائی است كه قبلاً در سیستم ایجاد شده است. در حقیقت محتویات سند مزبور را به نحوی در سیستم ذخیره می‌نمائیم كه برای جستجو و دستیابی به محتویات آن با مراجعه به گروه مربوطه و جستجوی اطلاعات به آن دست یابیم. پس از ثبت سند در یك گروه خاص به تعداد اسناد موجود در آن گروه اضافه خواهد شد.
ثبت سند جدید
1- ثبت سند جدید :
اگر همیشه در یك گروه مشخص، عمل ثبت سند را انجام می‌دهید از این كلید استفاده نمائید. در این حالت می‌بایستی ابتدا در صفحه تنظیمات در قسمت پیش فرضهای كاربر گروه پیش فرض برای ثبت اسناد را انتخاب نموده و كلید ثبت را بفشارید و مجدداً وارد صفحه ثبت سند شوید. از این به بعد كافی است هنگام ایجاد سند جدید، كلید ثبت سند جدید را از بخش اسناد
انتخاب كنید. در این حالت صفحه ثبت اسناد ظاهر و كافی است اطلاعات مربوطه را در بخشهای مختلف وارد نمائید در این بخش در بالای صفحه نام گروه مورد نظر و در كنار آن كد

گروه مربوطه و طبقه‌بندی را مشاهده می‌نمائید.

2- نمایش سندها :
اگر در گروههای مختلفی سند ثبت می‌نمائید، می‌بایستی كلید نمایش سندها را از بخش اسناد انتخاب نمائید. در این حالت، صفحه خام ثبت سند ظاهر می‌شود و شما می‌توانید گروه مورد نیاز را از لیست گروه انتخاب كنید. با فشردن كلید جدید در بالای صفحه اصلی، فیلدهای اطلاعاتی گروه مربوطه ظاهر می‌شوند، حال می‌توانید اطلاعات مربوط به سند را به روش زیر وارد نمائید :
در بالای صفحه سند می‌توانید طبقه‌بندی نامه را از لیست موجود انتخاب كنید. در حالت پیش فرض، طبقه‌بندی نامه بصورت عادی در نظر گرفته می‌شود .
همچنین در كنار آن به صورت خودكار تاریخ روز بصورت شمسی و میلادی نمایش داده می‌شود. (شما می‌توانید در این قسمت تاریخ سند را وارد نمائید.)
هنگام ورود به این صفحه مكان نما در فیلد اول سند قرار می‌گیرد و شما می‌توانید اطلاعات مربوط به سند خود را در این فیلدها وارد نمائید. فیلدهای اطلاعاتی (ورودیهای سند) برای هر گروه از اسناد برای دادن هویت جهت شناسایی بهتر و طبقه‌بندی بطور جداگانه قابل تعریف می‌باشند و كلیه اطلاعات توضیحی سند توسط كاربر در این فیلدها وارد می‌گردند. هر یك از اطلاعات مربوط به سند را در فیلد مربوطه می‌توانید به فارسی یا لاتین تایپ نمائید. برای تعویض زبان از فارسی به لاتین از تركیب كلیدهای Alt + Shift سمت چپ و از لاتین به فارسی از كلیدهای Shift Alt+ سمت راست كی‌برد می‌توانید استفاده نمائید.

توصیه: هنگام تایپ در فیلدهای اطلاعاتی، حتماً بین كلمات از فاصله استفاده شود تا در روشهای مختلف جستجو، برنامه سریعتر عمل نماید.
از طریق بخش جستجو در اسناد قادر خواهید بود تا با جستجو بر اساس تمام

ی اطلاعات وارد شده در این صفحه، سند را پیدا نمائید.

• ثبت اجزاء سند
پس از ورود اطلاعات فیلدها، در قسمت چپ صفحه می‌توانید اطلاعات تصویری یا ضمائم مربوط به سند را وارد نمائید. این ضمائم می‌توانند تصویر اسكن شده یك فایل (از هر نو

ع)، صدا، فیلم، و ; باشند.
بدین ترتیب كه كلید را فشرده تا صفحه ضمائم باز شود. در این صفحه می‌توانید ضمائم مختلف را به سند متصل نمائید. این صفحه از بخشهای زیر تشكیل شده است :

1- اسكن و فایل:
1-1- اسكن : برای اسكن تصویر در اولین مرتبه ورود به این صفحه از قسمت انتخاب اسكنر ، درایور مربوط به اسكنر مورد نظر خود را انتخاب نمائید. حال با فشردن كلید اسكن می‌توان مستقیماً از طریق دستگاه اسكنر، از سند تصویربرداری نمود. در این حالت درایور مربوط به اسكنر انتخاب شده ظاهر می‌شود و می‌توانید تصویر یا تصاویر سند مورد نظر را اسكن نمائید، حتماً دقت كنید كه برای فشرده سازی تصاویر اگر تصویر شما سیاه و سفید است در بخش فرمت ذخیره تصاویر از فرمت TIF و اگر می‌خواهید عكس یا تصویر رنگی را اسكن نمائید از فرمت JPG برای ذخیره سازی استفاده نمائید.
پس از اتمام عمل اسكن، صفحه‌ای برای شرح تصویر اسكن شده ظاهر می‌شود، با درج شرح جزء مربوطه و فشردن كلید OK، تصویر مورد نظر بصورت یك فایل گرافیكی فشرده شده ذخیره خواهد شد و در سمت چپ صفحه سند بعنوان جزء سند نمایش داده می‌شود.
در صورتیكه بخواهید تعداد زیادی سند را پشت سرهم اسكن نموده و شرح یكسانی به همه آنها بدهید می‌بایستی قبل از فشردن كلید اسكن در قسمت شرح جزء كه در قسمت بالای صفحه قرار گرفته است شرح مورد نظر خود را وارد نمائید. به این ترتیب پس از اسكن نمودن اجزاء سند مربوطه ، دیگر صفحه شرح جزء برای یك یك اجزاء باز نشده و تنها شرح وارد شده قبلی برای كلیه صفحات قرار خواهد گرفت.

2-1- ایجاد فایل: برای ایجاد یك یا چند فایل به ضمیمه سند مربوطه و از طریق برنامه‌های كاربردی مرتبط (مانند Microsoft Word, Microsoft Excel, …)، از این كلید استفاده می‌ش

ود. با
انتخاب این كلید، در صفحه‌ای با عنوان انتخاب برنامه خارجی می‌توان برنامه كاربردی مورد نظر را انتخاب نمود. از این طریق به راحتی می‌توان وارد برنامه مورد نظر شده و پس از ایجاد فایل، آن را بعنوان یكی از اجزاء سند، ضمیمه سند مربوطه نگهداری نمود.

در صورتیكه پس از فشردن كلید ایجاد فایل در صفحه انتخاب برنامه خارجی ، برنامه مورد نظر شما در لیست وجود نداشت ، می‌بایستی برنامه مورد نیاز را به سیستم معرفی نمائید. برای این كار كافی است وارد صفحه تنظیمات شده و عنوان برنامه‌های كمكی را انتخاب نمائید. با انتخاب این عنوان (در صورت داشتن مجوز) صفحه معرفی برنامه باز می‌شود. در این صفحه ابتدا می‌بایستی كلید جدید را بفشارید، در پایین صفحه در قسمت پسوند، پسوند برنامه مورد نظر، (مثلاً در مورد Microsoft Word پسوند DOC تایپ شود) و در قسمت مسیر برنامه، مسیر برنامه مورد نظر از روی دستگاه و در قسمت مسیر فایل نمونه، مسیر كامل یك فایل خالی با پسوند مربوط كه بر روی كامپیوتر خود ایجاد و در مسیری ذخیره نموده‌اید را وارد كنید. در قسمت عنوان نیز،عنوان كامل برنامه
( Microsoft Word, Microsoft Excel, …)را وارد نموده و كلید ثبت را بفشارید.

3-1- دریافت فایل: در صورتیكه بخواهید فایل از قبل ایجاد شده‌ای را بعنوان ضمیمه سند وارد نمائید، عنوان از فایل را انتخاب نمائید. با باز شدن صفحه مربوطه، محل فایل مورد نظر را پیدا نموده و پس از انتخاب، با فشردن كلید OK به سند متصل نمائید. پس از این كار صفحه‌ای برای درج شرح فایل ظاهر می‌شود، با دادن شرح این جزء و فشردن كلید OK، فایل مورد نظر، ذخیره شده و در سمت چپ صفحه سند قرار می‌گیرد.

اگر فایل مورد نظر شما از نوع DOC یعنی ایجاد شده توسط برنامه Microsoft Word باشد، می‌توانید با انتخاب عنوان جزء جدید از نوع DOC قابل جستجو باشد، امكان جستجو بر روی كلیه كلمات فایل مورد نظر را فراهم نمائید. توجه نمائید كه این كار موجب حجیم شدن بانك كلمات سیستم می‌گردد، لذا فقط برای فایلهایی كه حتماً در آینده در آنها جستجو می‌نمائید این عمل را انجام دهید.

در برخی موارد فایل یا فایلهای مربوطه در محلی نگهداری شده‌اند و دیگر نیازی به انتقال خود فایل به داخل سیستم وجود ندارد، در این حالت می‌توانید در صفحه دریافت فایل بعد از انتخاب فایل مورد نظر، عنوان جزء خارج از بانك را انتخاب نمائید.

بدین ترتیب شما جزء سند را در خارج از بانك نگهداری كرده‌اید و سیستم تنها آدرس آن را نگهداری می‌نماید. در صورتیكه كاربری به مسیری كه فایل شما در آن قرار دارد دسترسی نداشته باشد، به هنگام نیاز به مشاهده جزء مربوطه سیستم پیغام مورد نظر شما را مثلاً مبنی بر اینكه “این جزء در مسیر ;;;.. نگهداری شده“ و یا ; به كاربر نشان می‌دهد. این پیغام را می‌توانید در قسمت پیغام مربوطه در صورت یافت نشدن جزء سندوارد نمائید.

4-1- ضبط صدا : برای ضبط صدا از طریق میكروفن بطور مستقیم از این بخش ا

ستفاده می‌گردد. در صورتیكه بخواهید بعنوان جزء سند خود صدایی را ضبط نمائید كلید شروع ضبط صدا را فشرده و بعد از اتمام، كلید پایان ضبط صدا را بفشارید . در این حالت صدای ضبط شده بعنوان جزء سند شما ذخیره می‌گردد.

5-1- ضبط فیلم : برای ضبط فیلم از طریق دوربین بطور مستقیم از این بخش استفاده می‌گردد. در صورتیكه بخواهید بعنوان جزء سند خود فیلمی را ضبط نمائید كلید شروع ضبط فیلم را فشرده و بعد از اتمام كلید پایان ضبط فیلم را بفشارید . در این حالت فیلم ضبط شده بعنوان جزء سند شما ذخیره می‌گردد.
2- قلم نوری :
با فشردن این كلید، صفحه‌ای در اختیار شما قرار خواهد گرفت كه با استفاده از قلم نوری می‌توانید متن مورد نظر خود را در آن بنویسید و یا امضای خود را درج نمائید. برای این عمل، نیاز به یك دستگاه قلم نوری به همراه صفحه‌ مربوط به آن دارید تا دست خط شما بعنوان جزئی از سند ذخیره شود.

3- فرم
ممكن است برای بعضی از اسناد نیاز به درج اطلاعات كاملتری در قالب فرم داشته باشید. در این حالت می‌توانید بعنوان ضمیمه سند، علاوه بر انواع فایل، از فرم نیز استفاده كنید. به این مفهوم كه می‌توانید یك یا چند فرم تعریف شده در سیستم را بعنوان یك جزء به یك سند متصل نمائید. در این حالت و با انتخاب نام فرم مربوطه از لیست، فیلدهای اطلاعاتی ظاهر می‌شوند و شما می‌توانید اطلاعات مورد نیاز را در آنها وارد كرده و ثبت نمائید.

4- فایلهای موقت :
ابتدا لازم است مفهوم فایلهای موقت را توضیح دهیم:
در سیستم فایلرپرو فضایی برای نگهداری فایلهایی كه هنوز به سند الصاق نشده‌اند وجود دارد. این فضا را فایلهای موقتنامیده‌ایم. هر كاربر می‌تواند به هر تعداد در فایلهای موقتخود، فایل ایجاد یا نگهداری نماید و به هنگام ثبت اطلاعات سند، فایل ضمیمه مربوطه را از این بخش دریافت كند.

پس از الصاق ضمائم سند از طریق هر یك از موارد ذكر شده فوق در صورتیكه كلید ثبت بالای صفحه سند را بفشارید، سند مورد نظر در گروه مربوطه ذخیره خواهد شد. در این حالت در بالای اطلاعات فیلدها در محل كد‌، كد شناسایی سند كه شامل كد گروه و شماره ردیف سند می‌باشد، اعلام می‌گردد. هر سند در سیستم فایلرپرو بوسیله این كد قابل شناسایی خواهد بود.

• ثبت ارجاعات سند
پس از ثبت سند در سیستم، گاهی لازم است این سند بین افراد یا واحدهای مختلف به گردش درآمده تا ضمن مشاهده آن، در هر مرحله دستور مربوطه برای انجام كار برروی آن درج گردد. برای اینكه مدیران و مسئولین بخشهای ذیربط بتوانند از روند حركت و اقدامات مختل

ف انجام شده برروی این سند اطلاع یافته و یا اقدام جدیدی برروی آن انجام دهند، می‌بایستی بر روی سند ارجاعی ثبت نمائید.
برای ثبت ارجاع یا پاراف سند می‌توان در قسمت ارجاعات سند كه در پایین صفحه سند قرار دارد، كلید جدید را انتخاب كرد. با فشردن این كلید صفحه ثبت ارجاع باز می‌شود.

برای انتخاب فرد مخاطب (ارجاع گیرنده، رونوشت گیرنده یا گیرنده رونوشت مخفی) كافی است كلید – / + را فشار دهید. در این حالت صفحه‌ای شامل لیست كاربران سیستم كه شما مجاز به انتخاب نام آنها هستید (در سمت راست صفحه) و درخت سازمانی كاربران (در سمت چپ بافشردن كلید +) ظاهر می‌شود.

حال می‌توانید كاربر یا كاربران مورد نظر را از هریك از لیست‌های این صفحه انتخاب كنید. همچنین می‌توانید عنوان كاربران خارج از سیستم (كسانی كه نامشان در لیست كاربران تعریف نشده، اما ارجاع یا رونوشت سند برایشان ارسال می‌شود) را در قسمتی از این صفحه وارد كنید. برای تسریع در یافتن نام كاربر می‌توانید لیست كاربران را بر مبنای پست یا واحد محدود نمائید. همچنین لیست كاربران بر مبنای نام یا عنوان كاربر قابل Sort می‌باشد.
در كنار عناوین ارجاع گیرنده ، رونوشت و رونوشت مخفی علامت دیگری وجود دارد. از این بخش به منظور سهولت در انتخاب اسامی كاربران از طریق تهیه لیست تعداد مشخصی از آنان استفاده می‌شود. برای تهیه این لیست هر كاربر می‌تواند در
صفحه تنظیمات در قسمت پیش فرضهای كاربر در بخش كاربران انتخابی، اسامی افراد مورد نظر خود را جهت ثبت ارجاع ، ثبت پیغام ، جستجو و ارسال فایل موقت را مشخص نماید. به این ترتیب در صفحه ارجاعات با فشردن كلید به جای مشاهده لیست كلیه كاربران موجود ، فقط لیست كاربران مورد نظر مشاهده می‌گردد .
دیگر قسمتهای صفحه ثبت ارجاع عبارتند از :

تاریخ ارجاع: در این قسمت بصورت اتوماتیك تاریخ ارجاع توسط سیستم درج می‌گردد.

زمان ارجاع: ساعات ثبت ارجاع در این قسمت توسط سیستم وارد می‌شود.

مهلت اقدام: در این فیلد می‌توانید تاریخی را جهت مهلت پاسخ به ارجاع مربوطه درج نمائید. در بخش جستجو می‌توانید با وارد كردن این تاریخ در محل مربوطه، از وضعیت سند و اینكه آیا در مهلت مقرر به آن پاسخ داده شده یا خیر اطلاع حاصل كنید.

عنوان: عنوان ارجاع را می‌توانید در این بخش تایپ كنید.
در بسیاری از مواقع ارجاعاتی با عناوین مشابه و یكنواخت ارسال می‌گردند. برای صرفه‌جویی در وقت می‌توانید در این قسمت كلید سمت راست ماوس را بفشارید و از لیست كلیدهای میانبر كه توسط شما در بخش تنظیمات، در قسمت پیش فرضهای كاربر ایجاد شده عبارتی را انتخاب كنید. لازم به ذكر است كه اگر تركیب كلید میانبر مربوطه را به خاطر داشته باشید، می‌توانید بدون فشردن كلید سمت راست ماوس، تنها با فشردن كلیدهای تركیبی در این قسمت، عبارت مورد نظر را درج نمائید.

فوریت : برای اطلاع ارجاع گیرنده از فوریت ارجاع شما، می‌توانید در این قسمت فوریت ارجاع را مشخص كنید.
ارجاعات عادی در هنگام مشاهده در كارتابل با رنگ سبز، ارجاعات فوری با رنگ نارنجی و ارجاعات آنی با رنگ قرمز از یكدیگر متمایز می‌گردند.

جهت: در این قسمت می‌توانید مشخص كنید كه ارجاع مربوطه جهت چه امری ارسال می‌شود. جهت اطلاع، جهت اقدام یا پیگیری.

طبقه‌بندی: با انتخاب یكی از انواع طبقه‌بندی ارجاع در این بخش می‌توانید ارجاع را به یكی از اشكال عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و بكلی سری ارسال كنید. بدیهی است در صورتیكه كاربری مجوز مشاهده ارجاعات محرمانه اسناد گروه مربوطه را نداشته باشد ارجاعاتی كه طبقه‌بندی آنها محرمانه و بالاتر است را مشاهده نخواهد كرد.

شرح : در این بخش فضایی برای تایپ شرح ارجاع یا دستور در نظر گرفته شده است.

در بخش زیرین این صفحه امكانی برای الصاق فایل به ارجاع وجود دارد. در این بخش با انتخاب كلید جدید، صفحه‌ای مشابه آنچه برای الصاق جزء سند دیده بودید، باز می‌شود. برای درج دستور یا شرح ارجاع یا امضاء به صورت دست نویس می‌توانید كلید قلم نوری را از بالای صفحه انتخاب كنید. در این حالت صفحه‌ای سفید ظاهر شده و شما قادرید با استفاده از یك دستگاه قلم نوری عبارات مورد نظر را بنویسید .
در این صفحه همچنین برای ضبط صدا، ضبط فیلم، ایجاد فایل (برای تهیه گزارش یا پیش نویس و ;) امكاناتی وجود دارد.
لازم به ذكر است كه برای ثبت یك ارجاع حتماً می‌بایستی گیرنده آن مشخص باشد.

پس از تكمیل فرم ارجاع، با زدن كلید قبول در بالای صفحه، این ارجاع در سند ثبت و سند مربوطه به همراه كلیه ضمائم اعم از تصاویر و ارجاعات آن به كارتابل ارجاع گیرندگان ارسال می شود.
حال كاربران به راحتی می توانند از طریق مراجعه به كارتابل جاری خود، نامه ها و اسناد را مشاهده نمایند و در صورت لزوم مجدداً به گردش درآورند.

پس از ثبت هر ارجاع و بازگشت به صفحه اصلی سند، خلاصه اطلاعات آن ارجاع را می‌توان در جدولی كه در قسمت پایین صفحه سند وجود دارد، مشاهده كرد. برای دیدن جزئیات هر ارجاع، كافی است با ماوس بر روی ارجاع مورد نظر رفته و دوبار كلیك كنید.

پیگیری تصویری

در بالای صفحه اصلی سند، كلیدی با عنوان پیگیری قرار دارد كه با فشردن آن (در صورت داشتن مجوز) كاربر قادر خواهد بود تا مسیر حركت سند و روند ارجاعات، همچنین عملیات انجام شده بر روی سند توسط هر كاربر را به صورت گرافیكی مشاهده نماید. در این نمودار ارجاعات با رنگ مشكی، رونوشت‌ها با رنگ آبی و رونوشت‌های مخفی با رنگ طوسی نمایش داده می‌شوند. اعمال انجام شده توسط هر كاربر بر روی سند، توسط علائم: جدید ، روئیت شد، در حال پیگیری ، انجام شد ، ارجاع شد ، بایگانی شد ، و حذف شد قابل مشاهده و یگیری می‌باشد.

ایجاد ارتباط بین اسناد
گاهی لازم است اسنادی كه در یك گروه یا چند گروه مختلف ثبت شده‌اند با یكدیگر مرتبط شوند. مثال بارز این نیاز ارتباط بین نامه‌های وارده و صادره یك سازمان می‌باشد. به هنگام مشاهده یك نامه وارده می‌بایستی از اینكه پاسخ آن داده شده یا خیر مطلع شده و بتوانیم به راحتی به نامه صادره دسترسی پیدا كنیم. برای این منظور در قسمت پائین صفحه اصلی سند، در كنار عنوان ارجاعات سند، كلیدی با عنوان اسناد مرتبط وجود دارد.

برای دریافت اینجا کلیک کنید